peran divisi organisasi dalam menentukan arah dan strategi setiap organisasi

Dewasa ini, dalam suatu organisasi, setiap unit/ departemen/ divisi memiliki peran yang penting untuk memastikan organisasi berjalan dengan efektif dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Namun seringkali ditemui, divisi ini-organisasi- dianggap remeh dan bahkan pada prakteknya dijumpai digabungkan dengan tugas=tugas bidang personalia atau bahkan administrasi umum. Apakah peran divisi organisasi se-minor itu padahal jika disadari peran divisi ini jauh lebih penting dan strategis dalam proses jangka panjang yang menentukan kebijakan dan arah strategi organisasi?

Banyak orang mempunyai kecenderungan anggapan bahwa unit perencanaan adalah unit paling substantial suatu organisasi karena tugas utamanya dalam merumuskan strategi, merencanakan anggaran serta menetapkan target yang harus dicapai. Tentu unit ini memainkan peran yang penting, namun perlu diingat bahwa perencanaan itu sendiri tidak akan efektif tanpa adanya pondasi yang jelas mengenai struktur dan arah organisasi yang diatur oleh divisi organisasi. Pernyataan ini tentu tidak dalam posisi menantang premis atau hipotesa. Penulis justru pernah bekerja pada kedua bidang dimaksud. Pernyataan ini lebih kepada mengajak kesadaran kita untuk tidak hanya meng-anak emas-kan suatu divisi tanpa adanya perhatian kepada divisi lain.

Dalam prakteknya, divisi organisasi seringkali disamakan dengan hal-hal yang bersifat administrative dan personalia. Namun realitanya, fungsi unit ini jauh lebih kompleks dan strategis. Organisasi tidak hanya sekedar entitas yang memiliki SDM dan anggaran untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Organisasi adalah suatu system dinamis yang harus mampu beradaptasi dengan perubahan lingkungan, baik dari dalam maupun dari luar. Disinilah peran krusial unit organisasi. Unit ini tidak hanya bertanggungjawab dan selesai pada perancangan struktur dan fungsi organisasi, namun juga perlu memastikan bahwa organisasi mampu merespon dinamika yang terjadi dalam lingkungan strategis, baik yang terkait dengan ekonomi, teknologi, dan aspek sosial budaya.

Kita dapat merujuk kembali pada teori system terbuka oleh Katz and Kahn (1978) untuk memahami dan menganalisa secara critical thinking pentingnya divisi organisasi. Menurut teori ini, organisasi adalah system terbuka yang tidak hanya berinteraksi dengan lingkungannya, namun juga dipengaruhi oleh perubahan yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi itu sendiri. Organisasi tidak dapat hanya dipahami secara terpisah pada konteks sosial, ekonomi dan budaya yang mengelilinginya. Organisasi harus dapat merespon perubahan yang terjadi di luar dan di dalam system mereka dengan cara yang fleksibel dan adaptif. Divisi organisasi bertugas mengidentifikasi dan merancang struktur yang mendukung organisasi agar dapat beradaptasi dengan perubahan itu sendiri. Tanpa adanya peran strategis dari divisi ini, organisasi bisa terjebak dalam struktur yang kaku dan tidak dapat merespon dinamika yang ada, sehingga kebijakan yang diambil dapat kurang relevan dengan kebutuhan nyata organisasi. Divisi ini mempunyai fungsi untuk merumuskan dan memastikan bahwa karakteristik organisasi yang dibangun sesuai dengan tujuan awal pembentukannya.

Jika diibaratkan suatu bangunan, organisasi adalah blueprint atau denah tugas yang disusun oleh arsitek yang menggambarkan bagaimana organisasi itu akan berjalan. SDM adalah sumber daya yang digunakan untuk mewujudkan struktur tersebut, sementara unit perencanaan bertindak sebagai peng-konversi lapangan yang mengarahkan dan menetapkan strategi serta biaya yang diperlukan untuk mewujudkan denah tersebut. Namun digarisbawahi kembali, unit perencanaan hanya dapat bekerja secaa efektif jika telah ada landasan yang jelas dan terstruktur yang diberikan oleh divisi organisasi.

Unit organisasi adalah incubator dari ide-ide yang lebih besar dan berfungsi untuk Menyusun konsep struktur organisasi yang mendalam dan sesuai dengan tujuan strategis organisasi. unit ini berkepentingan dalam mengembangkan dan mengarahkan karakteristik organisasi agar sesuai dengan visi dan misi yang telah ditetapkan. Selain itu, divisi ini juga bertugas men-transformasikan tujuan organisasi menjadi bentuk yang lebih nyata, berupa struktur, kebijakan serta budaya kerjan yang akan diimplementasikan oleh semua unit dalam suatu organisasi. Contoh nyata Perusahaan besar yang seringkali dipecaya memiliki divisi organisasi yang kuat diantaranya Apple dan Google, terus beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan perubahan dalam dunia bisnis global. Divisi ini tidak hanya focus pada pembuatan struktur namun juga membentuk budaya yang mendukung inovasi dan kreativitas. Google misalnya, terkenal bahkan dengan struktur yang sangat fleksibel, memungkinkan setiap individu untuk berinovasi dan berkolaborasi dengan tim lain di seluruh dunia. Struktur organisasi seperti ini hanya dapat dibuntuk oleh divisi organisasi yang memahami kebutuhan dinamis yang ada dan mampu merancang system yang mendukung visi tersebut.

Mencermati betapa vital divisi organisasi, namun unit ini seringkali dipandang sebelah mata oleh banyak pihak, bahkan barangkali di dalam organisasi itu sendiri. Hal ini Sebagian besar seringkali disebabkan oleh kesalahpahaman mengenai peran mereka. Banyak dari kita beranggapan bahwa divisi paling penting suatu organisasi adalah perencanaan dan atau keuangan, karena berhubungan langsung dengan pencapaian target dan pengelolaan anggaran. Namun peran divisi organisasi sebagai pengatur struktur dan karakteristik organisasi yang akan mendukung strategi jangka Panjang justru seringkali diabaikan. Bahkan, dalam banyak kasus, unit organisasi tidak jarang digabungkan dengan tugas administratif sebagaimana manajemen personalia yang sangat berbeda dari perspektif dan tujuan strategis yang dimiliki oleh divisi organisasi itu sendiri. Padahal, tanpa adanya dasar yang jelas dari divisi organisasi, perencanaan dan implementasi tidak akan berjalan dengan baik sebagaimana sebuah rumah tanpa pondasi yang kuat sehingga ia kokoh.

Beberapa contoh praktek keberhasilan divisi organisasi yang dapat dijadikan inspirasi, Perusahaan-perusahaan yang telah berhasil beradaptasi dengan perubahan global yang cepat diantaranya IBM dan Toyota. Pada awal 2000-an IBM mengalami transformasi besar dalam menghadapi perkembangan teknnologi informasi dan pergeseran pasar. Keputusan untuk melakukan perubahan besar dalam struktur dan arah perusahaan termasuk peralihan dari manufaktur perangkat keras menjadi layanan konsultasi dan software, tidak mungkin terjadi tanpa divisi organisasi yang merumuskan dan menyesuaikan struktur Perusahaan dengan kebutuhan pasar yang baru. Begitu juga dengan Toyota, terkenal dengan system manajemen produksi yang disebut Toyota Production System (TPS). Divisi organisasi Toyota secara konsisten merancang struktur yang memfasilitasi inovasi berkelanjutan dalam proses produksi mereka. Divisi Organisasi ini responsive terhadap perubahan yang terjadi di industri otomotif dan mampu merumuskan strategi yang memungkinkan Toyota terus bersaing di pasar global.

Memperhatikan peran vital dari unit organisasi dalam membentuk dan menjaga arah strategi serta kebijakan organisasi, sudah saatnya organisasi memberi perhatian lebih pada penguatan divisi ini. Unit organisasi tidak hanya bertugas merancang struktur namun juga harus bisa berperan sebagai perencana yang dinamis dan responsive terhadap perubahan lingkungan internal dan eksternal. Tanpa divisi organisasi yang kaut, organisasi akan kesulitan beradaptasi dengan perubahan cepat dan beresiko terjebak dalam struktur kaku dan tidak relevan. Oleh karenanya, mari hargai dan beri pengakuan terhadap peran penting yang dimiliki oleh divisi organisasi. Mereka adalah para pengumpul dan penyusun mimpi-mimpi yang beragam dan berserakan untuk kemudian disusun menjadi mimpi Bersama yang terstruktur dengan Langkah pencapaian yang jelas dan terukur. Unit organisasi tidak hanya sekedar pengurus administrasi, namun juga adalah kunci untuk menjaga keberlanjutan dan daya saing organisasi di tengah dinamika yang terus berubah. Tetap semangat pejuang organisasi :)